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如何籌備展覽工作

關注次數:      發布時間:2012-08-30

第一,盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展覽會可能有很多的申請參展者在等候。展覽會組織者的公開原則是按先來后到排序,并基本按此原則接納新的參展者。因此應盡早報名排隊。但是,排隊等候的實際情況可能并不十分透明,組織者很可能優先照顧質量好的展出者或者公關工作做得好的展出者。因此,展出者還可以做些公關工作,爭取優先參展。當然也要做好長期排隊的準備。就世界最好的展覽會而言,連續等候數年仍不能參展的現象很普遍。因為展覽會面積有限,現在參展者大都不愿退出,便只有等待因違反展出規定而被禁止參展者的空缺。對于舉辦單獨展覽會的展出者而言,也應盡早落實場地,好的展場都很擁擠,尤其是好的展覽時間,不提前幾年是租不到場地的。

  第二,做好長期工作的打算,制定展覽工作計劃,按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中,展覽可能是環節最多,周期最長的一種方式,而且各個環節互相連接。所有這些工作不可以(也不可能)等到最后時刻再做,不可以(也不可能)忽略某些環節不做。因此要制定周密的長期工作計劃安排,經費、人員(籌備人員、展出人員)、工作項目(聯絡、調研、展品、運輸、設計、施工、宣傳、公關、膳食行等)、工作日程等等要統籌考慮安排。

  總之,展覽項目的合適與否將直接影響展出者能否實現展出意圖,以及在多大程度上實現展出意圖,因此應對展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個調研、決策過程,即收集研究展覽資料,在此基礎上進行分析比較,最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為:根據綜合展覽資料進行研究、選擇,根據具體展覽資料進行研究、選擇,通過直接詢問有關方面獲取資料進行研究、選擇以及通過實地考察獲取資料進行研究、選擇。這4個層次的關系是后者比前者需要更大的投入,所產生的結果也更準確。展出者可以根據自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無論如何,展出者應該用科學的態度和方法來完成展覽選擇工作。

 

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