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展覽公司撤展要怎么做好

關注次數:      發布時間:2012-08-29

一事不煩二主

  一般認為:撤展時間大致相當于布展時間的一半。這里談到的撤展并不僅僅是說拆除展臺,它還包括將你帶來的所有展品重新打包和轉運離館的工作。
  經常看建材展的觀眾會發現,德國格屋集團的展臺總是“千篇一律”,原來它的設計方案是由總部統一制作的,每個展臺均由346件展具搭成。布展公司同時承擔撤展業務,由于雙方保持長期合作關系,服務商對格屋公司展臺所使使用的展具性能了然于胸,撤展時自然駕輕就熟,這種運作方式保證了展具可以有效地重復利用,降低參展成本。
  “格屋”的經驗對大公司來說,很有借簽意義,找一家信譽好的服務商,把你一年參加展會的布展、撤展等服務工作交給它打理,不失為一種明智的選擇。

  如何防竊

  撤展是整個展覽活動中最混亂的時刻,也是梁上君子喜歡光顧的時間段,如何做好防護工作呢?這里介紹幾種方法,你不妨一試:
  A、“讓列寧同志先走”:就是把最貴重的展品由自己的員工先帶走,在開展前,可根據展品的貴重程度列出一張裝箱順序表;把不方便攜帶的貴重展品提前裝箱。在撤展人員進入展臺之前完成“堅壁清野”。
  B、“謝絕參觀”:在閉展前半小時,把展位用透明膠帶封閉起來,外面貼張安民告示:“本展臺已關閉,謝謝您的惠顧,下次展會再見。
封閉展臺有全封閉與半封閉之說,如果你是一家小公司,參展人員有限,最好實施全封閉,可以集中精力做好撤展工作;但如果你是家像耐克那樣的大公司,就可以采取只封閉產品展示區的運作方式,撤展與商務洽談互不干擾;
  C、“明碼標價式”:偉達公司在體博會撤展時,它的市場部經理發給服務商一份展品裝箱單,上面清晰地注明大到運動器械小至乒乓球的裝箱位置,托運箱一到展位,服務商按圖操作,20分鐘就將54平方米展區內的所有展品歸位。當然,畫裝箱圖會耽誤你一點時間,涉及到小展品時可能要更煩瑣,但至少能保證你的展品完璧歸趙,也會提高撤展效率,受益的還是你。

  難纏的“大塊頭”

  大型展品的離館確實是件麻煩事。撤展時,館內幾十家參展商的近百件展品競相“奪門而出”,會造成門口“交通堵塞”,延長撤展時間,門外的運輸車如果不熟悉展館路徑的話,也會誤事。在進館布展時,你最好就帶著承運商熟悉一下展館環境,根據自己展位的位置,制訂出最佳撤展路線,與承運商敲定接貨時間和準確地點。如果展品較多,需要借用館內車外運,恐怕你就要多費些心思。盡管你可能已經提前向服務商預交了運輸費用,但在撤展時,展商對車的需求會急增,粥少僧多,你預訂的車能否按時趕到就是一個問題。合同并不能保證細節的準確執行,最好在布展時就與開車的師傅聊聊天,有時“靈活的技術處理”比守株待兔更管用。
  易碎展品的裝箱最好由自己人來干。三星(天津)光電子有限公司的員工在撤展時,人手一份詳細的產品安全包裝說明書,他們剛剛參加完第七屆中國國際照相機械影像器材與技術博覽會。這份說明書上注明了各種展品在打包入箱前應使用的不同包裝材料。比如:相機在入箱前應以防震材料加固;感光展品以防潮、避光材料包裹。三星員工只要按圖操作,就可相安無事。如果你是一家小的參展企業,在撤展時需要服務商幫忙,事先最好與服務商簽訂一份協議,明確指明哪些展品“比較嬌氣”,提醒服務商在搬運時要特別小心,在合同中應注明違約責任和賠償金額。
 
  各司其職  進退有序

  在組織撤展時,應根據實際工作需要合理分配員工,明確崗位職責。一般要安排一位員工負責展品裝箱工作,他的主要任務是保證展品及時、準確地打包裝箱兼顧展品安全;辦理退展手續也要有專人打理,涉及租用展具的歸還、相關費用的結清等手續問題,最重要的是要從組展商手中領到出門條,才能保證讓本公司的展品離館。因此,最好安排老手做這件事情。展品出館后,要及時與承運商溝通,如果展品需要中途轉運,最好安排一位身強體壯、責任心較強的員工全程負責監督。撤展時產生的一些垃圾,不要隨處亂扔,碼放整齊移交給相關服務人員處理,在我們獲得商機的同時,也可為環保盡份心。
  人員組織好,撤展就會巧,中間環節銜接緊密,撤展就會順順利利。
 

服務項目

1、展覽會展臺設計及制作
2、各類展示器材租售服務
3、戶外活動具體策劃制作
4、春秋交易會展設計制作
5、創意工程的設計及制作
6、商場展示柜設計及制作

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